A tirania da urgência: use a Lógica Fuzzi para produzir mais com o mesmo tempo.

Você já desejou ter 30 horas em um dia? Você já pediu para o relógio parar? Você já quis que a madrugada parasse por não querer que chegasse aquele momento difícil no dia seguinte? Você já esteve entre “a cruz e a espada” por ter que demitir uma boa pessoa, mas que não estava rendendo profissionalmente? Você já sentou na sua mesa de trabalho e pensou: e agora por onde eu começo? Você leva trabalho para casa e tem sempre a sensação de que nunca termina? Você sai de férias e depois de uma semana de trabalho tem a sensação de que precisa de mais férias?

Dias difíceis desafios constantes, equipe carente, pressão da empresa por resultados concretos, pressa para definir objetivos, cobrança pessoal para ser e fazer a diferença! E, além disso, o tempo que não para!

Pensando nisso parece que se você organizar suas rotinas diárias sobre como será sua agenda e o quanto de tempo terá que se dedicar a cada uma das suas funções, poderá ser útil para pensar e agir com mais tranquilidade e cautela. Uma agenda construída em função do tempo que se tem para executar cada coisa irá ajudar a organizar melhor, não só o trabalho, mas a vida em geral, porque você terá o poder de decidir sobre o que é importante e urgente. Concentrar-se na receita e no volume e prestar atenção às estratégias da empresa para não ter que refazer algo ou mesmo perceber antes que não deveria ou precisaria ter feito vai te dar a sensação de dever cumprido, de meta batida, de sucesso e de satisfação.

Peter Drucker diz que não há nada mais desnecessário do que fazer eficientemente coisas que não precisariam ter sido feitas de jeito nenhum.
A prática no trabalho de hoje que é o de manter os colaboradores sempre debaixo de pressão, de provocar um permanente clima de urgência em tudo o que se faz, de apresentar como de suprema importância e como emergência impostergável quaisquer atividades de rotina, é cada vez mais reconhecido e ensinado como estratégias competentes de obtenção de resultados implementadas por profissionais eficazes.

“O ideal não é priorizar a sua agenda, e sim agendar as suas prioridades”. Stephen Covey.

Umas das coisas que mais nos ajudam a entender porque algumas pessoas dão conta do seu trabalho e outras não é o efeito da Lógica Fuzzy, que é a capacidade de utilizar o raciocínio modelado ao invés de preciso. Enviar uma mensagem de texto ao invés de um e-mail, produzir conteúdo de comunicação e disparar via intranet para todos os envolvidos, de um áudio pelo “whatsapp” cria-se uma nova estratégia, de uma postagem pelo “facebook” gera-se mais novos clientes entre outras ações que se multiplicam! O ponto a ser tratado é que há pessoas que fazem tantas coisas que acabam fazendo mal feito algumas delas, mas não necessariamente ruim qualitativamente. Não se pode ter excelência ao executar muitas tarefas ao mesmo tempo, porque alguma sairá na média. Porém, usando esse tipo de lógica economizamos tempo e energia porque transformamos uma única tarefa em várias soluções.

Por outro lado, pensar que fazer tanta coisa ao mesmo tempo é um tipo de lógica que não é precisa, quem tem esse hábito acha que consegue lembrar de tudo. É o caso das pessoas que não tem agenda e anotam tudo “na cabeça”. No geral são as pessoas ou profissionais que precisam produzir conteúdo, gerenciar página na internet, atender o cliente pessoalmente, gerenciar uma equipe e ainda escrever um e-mail. De um único canal, se fazem várias outras coisas… Mesmo que não seja um primor de qualidade, acabam solucionando um problema imediato. Não ser preciso não significa ser incorreto apenas que de uma ação, saiu outra. Mas cuidado, organizar-se é importante ainda que para esse tipo de estratégia.

Decida quais atividades são mais importantes e aprenda a coordenar bem a sua vida.

Charles Hummel diz que, para o que quer que seja, decida usar/ definir as suas horas em urgente e importante. Por exemplo, para uma tarefa que esteja pressionado a fazer deve-se utilizar o tempo necessário para realiza-la. Se, ao invés disso você perder tempo com outra coisa ou porque a tarefa em questão é difícil ou não te motiva (você não gosta dela) você acabará perdendo o foco e, consequentemente, perderá tempo em outra tarefa que te dá mais prazer, mas que não seria urgente e nem importante para o momento. Contudo, gastará o dobro de tempo depois para resolver a antiga tarefa. A questão não é a falta de tempo, mas a escolha de quanto tempo utilizaremos nas tarefas que precisamos fazer.

Eisenhower nos diz que precisamos organizar o tempo de maneira mais adequada e assim:

1- Tarefas urgentes/ importantes – Faça: gaste 20% do seu tempo. Se você tem uma hora, gaste 12 minutos. Exemplos: relatórios, tarefas próximas de vencer, acúmulo de coisas que foram deixadas por fazer, relatórios.
2- Não urgentes/ importantes – Tenha foco: gaste 60% do seu tempo com elas. Se você tem 1 hora, gaste 36 minutos para executá-las. Exemplos: planejamentos, cronogramas, férias, cursos.
3- Não importantes/ urgentes – Delegue: gaste 10% de seu temo com ela. Se você tem 1 hora, 6 minutos deverão ser suficientes. Exemplo: responder e-mails, receber fornecedores, cotação de produtos e equipamentos.
4- Não importantes/ não urgentes – Tiram o foco: gaste 10% de seu tempo com ele. Exemplos: redes sociais, ler livros, pesquisas, almoços triviais, visitas inesperadas.

Lembre que se você não administra o tempo, será por ele administrado. Por isso, tenha foco, use uma agenda, programe-se e planeje-se.

Um abraço e vamos em frente.